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ZERTIFIZIERUNGSORDNUNG

(Stand: 29.09.2010, ersetzt Fassung vom 26.11.2009)

A) Anwendungsbereich, allgemeine Voraussetzungen

1. Anwendungsbereich
Die Zertifizierungsordnung regelt die Zertifizierung auf Grundlage der DIN-Norm 77700. Sie wird vom Vorstand des Zertifizierungsverbandes der Lohnsteuerhilfevereine (ZVL) beschlossen und im Abstand von zwei Jahren überprüft.

1.1 Im Rahmen der Zertifizierung werden erteilt:
- ein Zertifikat, wenn Beratungsstellenleiter die Voraussetzungen der Abschnitte 4 bis 7 der Norm erfüllen;
- ein Teilzertifikat, wenn Beratungsstellenleiter nur die Voraussetzungen der Abschnitte 4.1 und 5 erfüllen;
- eine Urkunde, wenn Berater, die keine Beratungsstelle leiten, die Voraussetzungen der Abschnitte 4.1 und 5 erfüllen.

1.2 Zulassung und Antragstellung
Zur Antragstellung sind einzureichen:
- der Antrag auf vorgeschriebenem Formular mit persönlichen Angaben
- der Nachweis eines bestehenden Vertragsverhältnisses mit einem Lohnsteuerhilfeverein
- der Nachweis zum Eintrag der Beratungsstelle, in der die Tätigkeit ausgeübt wird, in das Verzeichnis der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Soweit ein Zertifikat beantragt wird, sind darüber hinaus einzureichen:
- eine gültige Bestätigung (Urkunde) über die Sachkunde gemäß Abschnitt 4.1 und 5 DIN-Norm nach Nummer 2.3.1 der Zertifizierungsordnung.
- Angaben zur Beratungsstelle, in der die Leitertätigkeit ausgeübt wird.

Angaben und Nachweise sind zu allen geleiteten Beratungsstellen einzureichen.

Mehrere Anträge eines Vereins für seine Berater können von diesem Verein als Sammelantrag gestellt werden.

Der Antrag wird abgelehnt, wenn trotz angemessener Fristsetzung Angaben oder Nachweise nicht eingereicht werden oder der Berater mit der Zahlung fälliger Gebühren in Verzug gerät.

B) Durchführung des Verfahrens

2. Zertifizierung nach Abschnitt 4 und 5 der DIN-Norm – Anforderungen an Berater

2.1 Übergangsregelung (Vermutungswirkung)
Zur Zertifizierung im Rahmen der Übergangsregelung ist ein Antrag bis zum 30.04.2007 beim ZVL auf Formblatt einzureichen. Dem Antrag sind Nachweise zum Vorliegen der Voraussetzungen gem. Abschnitt 4.2 der DIN-Norm beizufügen. Die Voraussetzungen müssen am 30. April 2007 erfüllt sein. Für Sammelanträge gelten diese Regelungen entsprechend. Fehlende Unterlagen sind innerhalb einer vom ZVL festzusetzenden angemessenen Frist nachzureichen.

Zum Nachweis der Voraussetzungen sind einzureichen:
I. Qualifikations- und Tätigkeitsnachweise
a) Beratungsstellenleiter: Nachweis der Eintragung als Leiter einer Beratungsstelle vor dem 1. Mai 2002 und Bestätigung des Vereins, dass die Tätigkeit als Leiter und Eintragung bei der Aufsichtsbehörde seitdem ununterbrochen bestanden hat.
b) Mitarbeiter: Nachweis eines bestehenden Vertragsverhältnisses als Mitarbeiter einer eingetragenen Beratungsstelle vor dem 1. Mai 1999 und Bestätigung des Vereins, dass die Tätigkeit seitdem ununterbrochen ausgeübt wurde.
c) Personen mit besonderer fachlicher Qualifikation (i. S. der DIN-Norm 77700, Abschnitt 4.2).
Als solche gelten insbesondere:
a. Steuerberater; Steuerbevollmächtigte; Wirtschaftsprüfer;
b. Diplomfinanzwirte sowie Finanzwirte und Steuerfachwirte mit Tätigkeitsnachweis auf dem Gebiet des § 4 Nr. 11 StBerG;
c. Personen, die eine besondere Prüfung mit der DIN-Norm adäquatem Anforderungsprofil nachweisen können.

II. Fortbildungsnachweise
Als solche sind Teilnahmebestätigungen für die unmittelbar zurückliegenden fünf Jahre seit Antragstellung einzureichen. Die steuerfachlichen Fortbildungsveranstaltungen müssen den Fachgebieten gemäß Abschnitt 5 der DIN-Norm entsprechen und einen Umfang von insgesamt mindestens 64 Unterrichtsstunden haben.

III. Sammelanträge
Bei Antragstellung durch Sammelantrag können die erforderlichen Nachweise und Bescheinigungen vom Verein einheitlich für alle Bewerber erteilt und vorgelegt werden. Eine stichprobenartige Überprüfung durch den ZVL ist jederzeit möglich.

2.2 Regelzertifizierung

2.2.1 Die Erfüllung der Voraussetzungen gemäß Abschnitt 4.1 und 5 der DIN-Norm ist durch eine Fachprüfung nachzuweisen. Umfang und Durchführung der schriftlichen und mündlichen Prüfung regelt die Prüfungsordnung. Für bestellte Steuerberater und Steuerbevollmächtigte sowie für Diplomfinanzwirte gilt der Nachweis der Voraussetzungen gem. Abschnitt 4.1 und 5 der DIN-Norm als erbracht.

2.2.2 Zusammensetzung und Besetzung der Prüfungsausschüsse
Als Mitglieder der Prüfungsausschüsse gem. § 5 der Prüfungsordnung können bestellt werden:
- Steuerberater,
- Diplomfinanzwirte,
- nach der DIN-Norm 77700 zertifizierte Beratungsstellenleiter.
Mindestens zwei der Mitglieder sollen Steuerberater oder Diplomfinanzwirte sein, von denen einer als
Vorsitzender einzusetzen ist. Die Besetzung der Prüfungsausschüsse erfolgt durch den Vorstand des ZVL. Die Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen Nachweise ihrer Qualifikation und jährlichen Fortbildung erbringen, die beim ZVL aufzubewahren sind. Als eigene Fortbildung zählt auch die Tätigkeit als Dozent. Die Mitglieder der Prüfungsausschüsse müssen unabhängig und neutral sein. Insbesondere dürfen sie keine spezifischen Vorbereitungsveranstaltungen zur Zertifizierung durchführen oder daran beteiligt sein. Die Arbeit der Mitglieder der Prüfungssausschüsse ist regelmäßig schriftlich zu bewerten.

2.2.3 Organisation und Durchführung der Prüfung
Der Vorstand des ZVL gibt zu Beginn eines Kalenderjahres Prüfungstermine und –orte bekannt und sorgt für ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation der Prüfung, insbesondere für Ausgewogenheit und Praxisrelevanz der Prüfungsaufgaben.
Einzelheiten zur Organisation und Durchführung regelt das QM-Handbuch.

2.2.4 Einsichtnahme in Prüfungsunterlagen
Bei Beschwerden, sofern sie konkret und substantiiert sind, hat der Prüfling Akteneinsicht am Sitz des ZVL. Wird die Beschwerde danach aufrechterhalten, entscheidet der Schlichtungsausschuss.

2.3 Bestätigung

2.3.1 Erteilung einer Bestätigung über die Sachkunde gem. Abschn. 4.1 und 5 DIN-Norm
Die Berater erhalten eine Bestätigung (Urkunde), die bescheinigt, dass sie die Erfüllung der Anforderungen gemäß Abschnitt 4.1 und 5 der DIN-Norm nachgewiesen haben. Beratungsstellenleiter erhalten die Bestätigung als Teilzertifikat.

2.3.2 Überwachung und Laufzeit
(weggefallen)

3. Zertifizierung nach Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm – Anforderungen an Beratungsstellen
Berater, die das Zertifizierungsverfahren nach den Abschnitten 4.1 und 5 der DIN-Norm erfolgreich abgeschlossen haben – gegebenenfalls unter Anwendung des Abschnitts 4.2 DIN-Norm – und die eine gültige Bestätigung nach 2.3.1 vorlegen, sind zum Verfahren nach den Abschnitten 6 und 7 zuzulassen.

3.1 Übergangsregelung (Vermutungswirkung)
Für die Zertifizierung nach Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm ist keine Übergangsregelung vorgesehen. Für Personen im Sinn des Abschnitts 4.2 der DIN-Norm gelten die nachfolgenden Vorschriften entsprechend.

3.2 Nachweise
Die Erfüllung der Anforderungen nach Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm ist vom Beratungsstellenleiter auf vorgeschriebenem Formular mit ergänzender Dokumentation nachzuweisen.
Bei Leitung von zwei Beratungsstellen sind beide in das Zertifizierungsverfahren einzubeziehen. Erleichterungen für eine zweite Beratungsstelle als Nebenberatungsstelle werden zugelassen, wenn in dieser dauerhaft unter 20% der Mitglieder der ersten Beratungsstelle und maximal 200 Mitglieder betreut werden.
Eingereichte Unterlagen werden Eigentum des ZVL.

Die Angaben im Formular sind vom Vereinsvorstand zu bestätigen. Diese Bestätigung wird nur anerkannt, wenn der Vereinsvorstand durch Haftungsübernahme den Ausgleich der zusätzlichen Kosten gewährleistet, die sich aus einer erhöhten Zahl von Nachschauen wegen der Erhöhung der Stichprobe nach Tz 4.2.2 ergeben, und zwar unabhängig davon, ob die zusätzlichen Kosten auf vorsätzlich oder fahrlässig wahrheitswidrige, die Zertifizierungsanforderungen nicht oder nicht mehr erfüllenden Angaben eines oder mehrerer Berater beruhen oder in den unmittelbaren Verantwortungsbereich des Vereinsvorstands fallen oder weder den Beratern noch dem Vereinsvorstand zugeordnet werden können (Gefährdungshaftung). Erteilt der Vereinsvorstand diese Bestätigung nicht oder wird sie nicht anerkannt, nimmt der Berater an der Stichprobenauswahl (Tz 4.2.1 Satz 2) nicht teil, mit der Folge, dass die Dokumentation nach Absatz 1 Satz 1 stets vor Ort zu überprüfen ist.

3.3 Auswertung
Ergibt die Auswertung des vorgeschriebenem Formulars nach dem Bewertungsschema des ZVL, dass die Voraussetzungen der Norm nicht erfüllt sind, hat mit angemessener Fristsetzung eine Nachbesserung zu erfolgen, es sei denn, die Abweichungen führen zum Abbruch der Zertifizierung.

C) Zertifikat, Laufzeit, Überwachung

4. Zertifikat
(weggefallen)

4.1 Überwachung und Gültigkeitsdauer
Das Zertifikat, das Teilzertifikat und die Bestätigung (Urkunde) sind fünf Jahre gültig. Ergeben sich im Zuge der laufenden Überwachungen keine Beanstandungen, bleiben sie auf Antrag weitere fünf Jahre gültig.
Während der Laufzeit überwacht der ZVL die Tätigkeit als Berater sowie die Erfüllung der Fortbildungsverpflichtung gemäß Ziffer 6.8 der DIN-Norm.
Der Berater wird spätestens nach Ablauf von fünf Jahren aufgefordert, Fortbildungsnachweise gemäß Abschnitt 6.8 der DIN-Norm für die unmittelbar zurückliegenden bis zu fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Erteilung einzureichen.
Werden diese Nachweise nicht erbracht, endet die Gültigkeit. Gleiches gilt, wenn der Berater mit der Bezahlung fälliger Gebühren in Verzug gerät.
Wegen der Dienstleistungserbringung (Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm) wird der Berater spätestens nach Ablauf von fünf Jahren aufgefordert, die Übereinstimmung mit den ursprünglichen Angaben sowie etwaige Änderungen auf vorgeschriebenem Formular zu erklären.
Die Anforderung erfolgt ebenfalls bei Umzug der Beratungsstelle.
Entsprechend der Anzahl und Bedeutung festgestellter Abweichungen bei Auswertung des Formulars folgt eine vorrangige Anforderung.

4.2.1 Audits und Stichproben
Die Richtigkeit der Angaben zu zertifizierten Beratungsstellen wird nach Terminabsprache am Ort der Beratungsstelle überprüft. Dies erfolgt stichprobenartig durch eine Auswahl unter den Zertifikatsinhabern oder bei begründetem Anlass zu einer Nachschau vor Ort.

Die Auditoren werden vom Vorstand des ZVL bestellt. Sie sind zu unabhängiger und neutraler Bewertung verpflichtet. Die Auditoren dürfen für keinen Lohnsteuerhilfeverein tätig sein. Unschädlich ist eine zeitweilige Tätigkeit als externer Fachreferent.

4.2.2 Bildung der Stichprobe
Die Stichprobe bildet der Vorstand des ZVL.

Von den durch Zertifikatsinhaber geleiteten Beratungsstellen ist jährlich eine bestimmte Anzahl (Stichprobe) nach dem Zufallsprinzip zu prüfen. Für jeden Verein mit zertifizierten Beratungsstellenleitern ist mindestens eine Beratungsstelle innerhalb eines Jahres nach Erteilung des ersten Zertifikats zu prüfen.
Zweite Beratungsstellen, die keine Nebenberatungsstellen sind (keine Erleichterungen nutzen), sind in die Stichprobe einzubeziehen. Es ist in diesem Fall pro Leiter nur eine Beratungsstelle zu prüfen.
Nebenberatungsstellen (mit Erleichterungen) sind nicht in die Stichprobe einzubeziehen. Bei Auswahl der ersten Beratungsstelle ist die Nebenberatungsstelle ebenfalls zu prüfen.
Jede Beratungsstelle kann innerhalb von zehn Jahren zweimal geprüft werden. Eine aufgrund von Abweichungen erforderliche Nachschau zählt hierbei nicht mit.
Ist bei einem Verein für eine größere Zahl von Beratungsstellen eine erhebliche Abweichung festzustellen, ist die Stichprobe für diesen Verein zu erhöhen.

4.3 Nachbesserung, Aberkennung des Zertifikats
Entsprechend dem Bewertungsschema zum vorgeschriebenem Formular ist bei Abweichungen unter angemessener Fristsetzung eine Nachbesserung festzulegen oder das Zertifikat abzuerkennen.

4.4 Herausgabe vor Ablauf der Laufzeit, Wiedererteilung
Bei Ablauf der Gültigkeit vor Ablauf der Laufzeit hat der Berater Zertifikate, Teilzertifikate und Bestätigungen(Urkunden) an den ZVL herauszugeben. Das gilt auch für den Fall der Beendigung seines Vertragsverhältnisses mit dem Lohnsteuerhilfeverein. Über die Herausgabe erteilt der ZVL eine Bestätigung hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen nach Abschnitt 4.1 und 5 der DIN-Norm (2.3.1) zum Zeitpunkt der erstmaligen Erteilung.
Die Wiedererteilung erfolgt auf Antrag entsprechend Ziffer 1.2 und Nachweis der Erfüllung der Fortbildungsverpflichtung gemäß Abschnitt 6.8 der DIN-Norm ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Erteilung.

D) Schlussvorschriften

5. Schlichtungsausschuss
Zur Regelung offener Fragen, die sich im Verlauf der Zertifizierung ergeben, und zur Klärung von Eingaben und Beschwerden der zu Zertifizierenden oder Dritter ist ein Schlichtungsausschuss zuständig. Der Schlichtungsausschuss besteht aus je einem Vorstandsmitglied der Vorstandsverbände und einer unabhängigen dritten Person mit Fachkenntnis zu Zertifizierungsverfahren.
Der Schlichtungsausschuss wird vom Vorstand des ZVL bei Bedarf einberufen. Seine Beschlüsse werden mehrheitlich gefasst und sind unanfechtbar.

6. Aufbewahrung der Unterlagen
Die Nachweise zur Übergangsregelung und zur Regelzertifizierung sind vom ZVL zentral für den Zeitraum der Gültigkeit des Zertifikats, höchstens für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren. Wird kein Zertifikat erteilt, sind die Unterlagen bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach Antragstellung aufzubewahren.

7. Meldepflichten
Zertifikatsinhaber müssen dem ZVL unverzüglich den Wegfall von Voraussetzungen zur Gültigkeit des Zertifikats
mitteilen. Dies gilt insbesondere bei Wegfall des Vertragsverhältnisses mit dem Lohnsteuerhilfeverein, bei Löschung der Beratungsstelle im Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine bei der Aufsichtsbehörde, bei Übernahme oder Wegfall der Leitung einer zweiten Beratungsstelle sowie bei Wegfall der Erleichterungsvoraussetzungen einer Nebenberatungsstelle. Weiterhin zu melden sind Adressänderungen(insbesondere Umzug einer Beratungsstelle, Umzug des Zertifikatsinhabers).

8. Gebühren
Die Höhe der vom Antragsteller zu entrichtenden Zertifizierungsgebühren und das Verfahren regelt die zum Zeitpunkt der Antragstellung gültige Gebührenordnung.

9. Inkrafttreten
Die Zertifizierungsordnung ist am 1. November 2006 in Kraft getreten.