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ZERTIFIZIERUNGSORDNUNG

(Stand: 26.11.2009)

A) Anwendungsbereich, allgemeine Voraussetzungen

1. Anwendungsbereich
Die Zertifizierungsordnung regelt die Zertifizierung auf Grundlage der DIN-Norm 77700. Sie wird vom Vorstand des Zertifizierungsverbandes der Lohnsteuerhilfevereine (ZVL) beschlossen und im Abstand von zwei Jahren überprüft.

1.2 Zulassung und Beantragung
Zur Antragstellung sind einzureichen:
- Antrag auf Vordruck mit persönlichen Angaben
- Nachweis eines bestehenden Vertragsverhältnisses mit einem Lohnsteuerhilfeverein
- Nachweis zum Eintrag der Beratungsstelle, in der die Tätigkeit ausgeübt wird, in das Verzeichnis der zuständigen Aufsichtsbehörde
Soweit eine Vollzertifizierung (Sachkunde und Dienstleistungserbringung) erfolgen soll, die nach Erfüllung der Anforderungsvoraussetzungen die Erteilung eines Zertifikats zur Folge hat, sind darüber hinaus vorzulegen:
- eine gültige Urkunde des Beratungsstellenleiters gem. Nummer 2.3 der Zertifizierungsordnung
- Angaben zur Beratungsstelle, in der die Leitertätigkeit ausgeübt wird

Mehrere Anträge eines Vereins für seine Berater können von diesem Verein als Sammelantrag gestellt werden.


B) Durchführung des Verfahrens

2. Zertifizierung nach Abschnitt 4 und 5 der DIN-Norm – Anforderungen an Berater

2.1 Übergangsregelung (Vermutungswirkung)
Zur Zertifizierung im Rahmen der Übergangsregelung ist ein Antrag bis zum 30.04.2007 beim ZVL auf Formblatt einzureichen. Dem Antrag sind Nachweise zum Vorliegen der Voraussetzungen gem. Ziffer 4.2 der DIN-Norm beizufügen. Die Voraussetzungen müssen am 30. April 2007 erfüllt sein. Für Sammelanträge gelten diese Regelungen entsprechend. Fehlende Unterlagen sind innerhalb einer vom ZVL festzusetzenden angemessenen Frist nachzureichen.

Zum Nachweis der Voraussetzungen sind einzureichen:
I. Qualifikations- und Tätigkeitsnachweise
a) Beratungsstellenleiter: Nachweis der Eintragung als Leiter einer Beratungsstelle vor dem 1. Mai 2002 und Bestätigung des Vereins, dass die Tätigkeit als Leiter und Eintragung bei der Aufsichtsbehörde seitdem ununterbrochen bestanden hat.
b) Mitarbeiter: Nachweis eines bestehenden Vertragsverhältnisses als Mitarbeiter einer eingetragenen Beratungsstelle vor dem 1. Mai 1999 und Bestätigung des Vereins, dass die Tätigkeit seitdem ununterbrochen ausgeübt wurde.
c) Personen mit besonderer fachlicher Qualifikation (i. S. der DIN-Norm 77700, Ziffer 4.2).
Als solche gelten insbesondere:
a. Steuerberater; Steuerbevollmächtigte; Wirtschaftsprüfer;
b. Diplomfinanzwirte sowie Finanzwirte und Steuerfachwirte mit Tätigkeitsnachweis auf dem Gebiet des § 4 Nr. 11 StBerG;
c. Personen, die eine besondere Prüfung mit der DIN-Norm adäquatem Anforderungsprofil nachweisen können.

II. Fortbildungsnachweise
Als solche sind Teilnahmebestätigungen für die unmittelbar zurückliegenden 5 Jahre seit Antragstellung einzureichen. Die steuerfachlichen Fortbildungsveranstaltungen müssen den Fachgebieten gemäß Abschnitt 5 der DIN-Norm entsprechen und einen Umfang von insgesamt mindestens 64 Unterrichtsstunden haben.

III. Sammelanträge
Bei Antragstellung durch Sammelantrag können die erforderlichen Nachweise und Bescheinigungen vom Verein einheitlich für alle Bewerber erteilt und vorgelegt werden. Eine stichprobenartige Überprüfung durch den ZVL ist jederzeit möglich.


2.2 Regelzertifizierung

2.2.1 Die Erfüllung der Voraussetzungen gem. Abschnitt 4 und 5 der DIN-Norm ist durch eine Fachprüfung nachzuweisen. Umfang und Durchführung der schriftlichen und mündlichen Prüfung regelt die Prüfungsordnung. Für bestellte Steuerberater und Steuerbevollmächtigte gilt der Nachweis der Voraussetzungen gem. Abschnitt 4 und 5 der DIN-Norm als erbracht.

2.2.2 Zusammensetzung und Besetzung der Prüfungsausschüsse
Als Mitglieder der Prüfungsausschüsse gem. § 5 der Prüfungsordnung können bestellt werden:
- Steuerberater,
- Diplomfinanzwirte,
- nach der DIN-Norm 77700 zertifizierte Beratungsstellenleiter.
Mindestens zwei der Mitglieder sollen Steuerberater oder Diplomfinanzwirte sein, von denen einer als Vorsitzender einzusetzen ist.
Die Besetzung der Prüfungsausschüsse erfolgt durch den Vorstand des ZVL.
Die Mitglieder des Prüfungsausschusses müssen Nachweise ihrer Qualifikation und jährlichen Fortbildung erbringen, die beim ZVL aufzubewahren sind. Als eigene Fortbildung zählt auch die Tätigkeit als Dozent.
Die Mitglieder der Prüfungsausschüsse müssen unabhängig und neutral sein. Insbesondere dürfen sie keine spezifischen Vorbereitungsveranstaltungen zur Zertifizierung durchführen oder daran beteiligt sein.
Die Arbeit der Mitglieder der Prüfungssausschüsse ist regelmäßig schriftlich zu bewerten.

2.2.3 Organisation und Durchführung der Prüfung
Der Vorstand des ZVL gibt zu Beginn eines Kalenderjahres Prüfungstermine und –orte bekannt und sorgt für ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation der Prüfung, insbesondere für Ausgewogenheit und Praxisrelevanz der Prüfungsaufgaben.
Einzelheiten zur Organisation und Durchführung regelt das Qm-Handbuch.

2.2.4 Einsichtnahme in Prüfungsunterlagen
Bei begründeten Beschwerden ist eine Einsichtnahme in die Prüfungsunterlagen am Sitz des ZVL zuzulassen. Wird die Beschwerde aufrechterhalten, entscheidet der Schlichtungsausschuss.

2.3 Bestätigung

2.3.1 Erteilung einer Bestätigung über die Sachkunde gem. Abschn. 4.1 und 5 DIN-Norm
Die Berater erhalten eine Urkunde, die bescheinigt, dass sie die Erfüllung der Anforderungen in Abschnitte 4.1 und 5 der DIN-Norm nachgewiesen haben.

2.3.2 Überwachung und Laufzeit
Die erteilte Bestätigung über das Erfüllen der DIN-Norm Abschnitte 4.1 und 5 hat eine Laufzeit von fünf Jahren. Werden im Zuge der laufenden Überwachungen keine Beanstandungen festgestellt, wird die Urkunde auf Antrag um weitere fünf Jahre verlängert.

3. Zertifizierung nach Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm – Anforderungen an Beratungsstellen
Berater, die das Zertifizierungsverfahren nach den Abschnitten 4.1 und 5 der DIN-Norm erfolgreich abgeschlossen haben – gegebenenfalls unter Anwendung des Abschnitts 4.2 DIN-Norm – und die eine Bestätigung nach 2.3 vorlegen, sind zum Verfahren nach den Abschnitten 6 und 7 zuzulassen, auch wenn diese Bestätigung schon vor längerer Zeit erteilt wurde. Voraussetzung ist jedoch, dass die Bestätigung zum Zeitpunkt der Durchführung dieses Verfahrens Gültigkeit hat.

3.1 Übergangsregelung (Vermutungswirkung)
Für die Zertifizierung nach Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm ist eine Übergangsregelung nicht vorgesehen. Für Personen im Sinn des Abschnitts 4.2 der DIN-Norm gelten die nachfolgenden Vorschriften entsprechend.

3.2 Nachweise
Die Erfüllung der Anforderungen der DIN-Norm ist vom Beratungsstellenleiter mittels vorgegebenem Fragebogen und ergänzender Dokumentation nachzuweisen. Die Unterlagen gehen mit Einreichung in das Eigentum des ZVL über.

Die Angaben im Fragebogen sind vom Vereinsvorstand zu bestätigen. Diese Bestätigung wird nur anerkannt, wenn der Vereinsvorstand durch Haftungsübernahme den Ausgleich der zusätzlichen Kosten gewährleistet, die sich aus einer erhöhten Zahl von Nachschauen wegen der Erhöhung der Stichprobe nach Tz 4.2.2 ergeben, und zwar unabhängig davon, ob die zusätzlichen Kosten auf vorsätzlich oder fahrlässig wahrheitswidrige, die Zertifizierungsanforderungen nicht/mehr erfüllenden Angaben eines oder mehrerer Berater beruhen oder in den unmittelbaren Verantwortungsbereich des Vereinsvorstands fallen oder weder den Beratern noch dem Vereinsvorstand zugeordnet werden können (Gefährdungshaftung). Erteilt der Vereinsvorstand keine Bestätigung im Sinnes des Satzes 1 oder wird sie nicht anerkannt, nimmt der Berater an der Stichprobenauswahl (Tz 4.2.1 Satz 2) nicht teil, mit der Folge, dass die Dokumentation nach Absatz 1 Satz 1 stets vor Ort zu überprüfen ist.
Durch die Verbände BDL und NVL kann eine Vorprüfung der Dokumentation nach Absatz 1 Satz 1 erfolgen.

3.3 Auswertung
Ergibt die Auswertung des Fragebogens nach dem Bewertungsschema, dass die Voraussetzungen der Norm nicht erfüllt sind und die Abweichungen führen nicht zum Abbruch der Zertifizierung, hat eine Nachbesserung zu erfolgen.


C) Zertifikat, Laufzeit, Überwachung

4. Zertifikat
Hat der Bewerber die Voraussetzungen der Abschnitte 4 bis 7 der DIN-Norm 77700 erfüllt, wird ihm ein Zertifikat im Sinn der DIN-Norm 77700 erteilt.

4.1 Überwachung und Laufzeit
Das Zertifikat hat eine Laufzeit von fünf Jahren. Werden im Zuge der laufenden
Überwachungen keine Beanstandungen festgestellt, wird das Zertifikat auf Antrag um weitere fünf Jahre verlängert.
Nach erteiltem Zertifikat erfolgt vom ZVL eine Überwachung über die fortlaufende Tätigkeit als Berater sowie über die Erfüllung der Fortbildungsverpflichtung gem. Ziffer 6.8 der DIN-Norm.
Bezüglich der Fortbildungsverpflichtung wird der Berater spätestens nach Ablauf von 5 Jahren aufgefordert, Nachweise zuzusenden. Werden die Voraussetzungen nicht nachgewiesen, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit.
Wegen der Dienstleistungserbringung (Abschnitt 6 und 7 der DIN-Norm) wird der Berater spätestens nach Ablauf von 5 Jahren aufgefordert, die Übereinstimmung mit den ursprünglichen Angaben oder evtl. Änderungen auf einem Vordruck zu erklären.
Die Anforderung erfolgt ebenfalls bei Umzug der Beratungsstelle.
Entsprechend der Anzahl und Bedeutung festgestellter Abweichungen bei Auswertung des Fragebogens hat eine vorrangige Anforderung zu erfolgen.

4.2.1 Audits und Stichproben
Die Richtigkeit der Angaben der zertifizierten Beratungsstellen wird nach Terminabsprache am Ort der Beratungsstelle überprüft. Dies erfolgt stichprobenartig durch eine Auswahl unter allen Zertifikatsinhabern, die eine Bestätigung nach Tz 3.2 Absatz 2 Sätze 1 und 2 vorgelegt haben, oder bei begründetem Anlass zu einer Nachschau vor Ort.

Die Auditoren werden vom Vorstand des ZVL bestellt. Sie sind zu unabhängiger und neutraler Bewertung verpflichtet. Die Auditoren dürfen für keinen Lohnsteuerhilfeverein tätig sein. Unschädlich ist eine zeitweilige Tätigkeit als externer Fachreferent.

4.2.2 Bilden der Stichprobe
Für das Bilden der Stichprobe ist der ZVL-Vorstand zuständig.
- Von den Beratungsstellen der Zertifikatsinhaber ist jährlich eine bestimmte Anzahl (Stichprobe) nach dem Zufallsprinzip zu prüfen. Für jeden Verein mit zertifizierten Beratungsstellen ist mindestens eine Beratungsstelle innerhalb eines Jahres nach Erteilung des ersten Zertifikats für eine Beratungsstelle des Vereins zu prüfen.
- Jede Beratungsstelle kann innerhalb von zehn Jahren zweimal geprüft werden. Eine aufgrund von Abweichungen erforderliche Nachschau zählt hierbei nicht mit.
- Ist bei einem Verein für eine größere Zahl von Beratungsstellen eine erhebliche Abweichung festzustellen, ist die Stichprobe für diesen Verein zu erhöhen.

4.3 Nachbesserung, Aberkennung des Zertifikats
Entsprechend dem Bewertungsschema zum Fragebogen ist bei Abweichungen eine Nachbesserung festzulegen oder das Zertifikat abzuerkennen.


D) Schlussvorschriften

5. Schlichtungsausschuss
Zur Regelung offener Fragen, die sich im Verlauf der Zertifizierung ergeben, und zur Klärung von Eingaben und Beschwerden der zu Zertifizierenden oder Dritter ist ein Schlichtungsausschuss zuständig. Der Schlichtungsausschuss besteht aus je einem Vorstandsmitglied der Vorstandsverbände und einer unabhängigen dritten Person mit Fachkenntnis zu Zertifizierungsverfahren.
Der Schlichtungsausschuss wird vom Vorstand des ZVL bei Bedarf einberufen. Beschlüsse sind mehrheitlich zu fassen und unanfechtbar.

6. Aufbewahrung der Unterlagen
Die Nachweise zur Übergangsregelung und zur Regelzertifizierung sind vom ZVL zentral für den Zeitraum der Gültigkeit des Zertifikats, höchstens 10 Jahre aufzubewahren. Sollte kein Zertifikat erteilt werden, sind die Unterlagen mindestens bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres nach Antragstellung aufzubewahren.

7. Meldepflichten
Zertifikatsinhaber sind verpflichtet, dem ZVL unverzüglich mitzuteilen, wenn die Voraussetzungen zur Gültigkeit des Zertifikats weggefallen sind. Dies gilt insbesondere bei Wegfall des Vertragsverhältnisses mit dem Lohnsteuerhilfeverein und Austrag der Beratungsstelle aus dem Verzeichnis. Weiterhin zu melden sind Adressänderungen (Umzug der Beratungsstelle oder des Beraters).

8. Gebühren
Die Höhe der vom Antragsteller zu entrichtenden Zertifizierungsgebühren sowie Verfahrensweise bei Rücktritt, Verhinderung etc. wird in einer vom Vorstand zu beschließenden Gebührenordnung geregelt. Es gilt die zum Zeitpunkt der Antragstellung gültige Gebührenordnung.

9. Gültigkeit
Die Zertifizierungsordnung tritt am 1. November 2006 in Kraft.